効率化の波を作業者目線で

どうもご無沙汰しております、子煩悩おじさんです。特に公言はしていませんが、「こぼおじ」と呼ばれたい願望を抱くこと早２年。まったく浸透の見られぬ日々に挫けそうになりますが、私は元気です。

さて、冒頭の流れと一切関係なく始めます本編は、業務に関する効率化のお話です。今回ダラリと書き記すのは、基本的にこぼおじさんが実践するものとなります。別段目新しくもなく、なんら革新的でない可能性を多分に含むのですが、まぁ聞いてやってください。読了後には意外な発見があるかもしれません。

(1)削るべきもの、残すべきもの

さて、効率化とは突き詰めると省略を強く推奨するものです。そして対象となるのは無駄、重複、不要な工程となります。エクセルやワードを開いて閉じて、保存しちゃあ１個前のを開いて、というフローは非効率的です。重たいソフトを起動させ、クルクルと回るものを見つめる行為も同様です。そういった無意味なロスを炙り出して駆逐するのが基本概念なのですが、功を焦ると必要な工程まで削ってしまいがちです。

大抵、この流れで被害に遭うのは品質保全や安全性、確認作業ですね。それら自体は単体で利益を生まないので軽視されがちですが、トンデモない話だとは思いませんか。確認不足がどのような悲劇を生み出してしまうかは、私の過去記事をお読みいただければ一目瞭然。不完全な物をどれだけ早く作り上げても商品にはなり得ず、ましてや売り出してしまったら大変です。信用に致命的な亀裂が生じ、ブランドイメージも下降線を描き出す事でしょう。そうして一旦下がりだすと勢いがつくので元のアベレージに戻すだけでも大仕事です。

だったらどうしろと言うのか。読者の皆様はそう思わずには居られないでしょう。ならば結論を申し上げますと、作業と確認の一体化です。具体的には次のような動きを指します。

• ブラウザのリロード中に、ドメインやURLなどの固有情報を目視し、意図違いの芽を潰していく。
• 重いファイルを開く間にロード中のファイルが最新かつ信用できるものかチェックする。
• コピペしたテキストや画像などについて、データ保存中に確認しておく。

というものが挙げられます。
はい、別に大上段になって語る事でもありませんね。ですが、その魚の小骨然とした違和感はひとまず堪えて次へ参りましょう。

(2)狙うべきは一挙両得

効率化と聞くと大抵は同時進行、タスクの最短達成を目指すでしょうが、慌ててはいけません。なるほど、確かにPCを駆使して働く人間にとっては待ち時間が生じるのは日常茶飯事です。だから何かを起動する間にメール文章を下書きして、誰かの質問にも答えつつ素材を入手したいサイトを開き、最後に刹那的に空いた左手で頬に痒みを覚えた患部を掻く。これは果たして効率的でしょうか。曲芸的だとは思いませんか。

現代は言わずと知れた情報化社会であり、１秒の重みは日増しに増大する一方。その傾向に引っ張られるようにして作業者の負担も重たくなりがちなのですが、無策に迎合してはいけません。人間の知覚には限度があり、それはPCスペックが実現出来る速度に限りがあるのと同様です。上記の八面六臂らしき動きをした方はいかがでしょう、処理速度には目を見張るものがあるのですが、ひとつひとつの精度はどうなのでしょうか。熟練者であれば心配無用かもしれません。しかし、意図せぬミスが紛れ込んでいたら、信頼していた元データに狂いが生じていたら。その時は手早く処理した分、引き返す距離も相応のものになると覚悟しなくてはなりません。

ではどうすべきかと考えれば、答えは積み上げすぎない事と申し上げておきます。先述の人はおそらく同時作業が苦にならないタイプ。ですが同時進行の量を増やすのではなく、作業の確実性や精度の向上についても視野にいれるべきなのです。その方が無理なく、安全かつ迅速な早さにて処理できますし、急な変更にも対応がしやすいでしょう。ゆとりある適度な作業負荷の恩恵により、新たなアイディアが閃いたりして、納品物の品質向上まで有り得るかもしれません。

一挙両得の「両」には２つとか、一対のものとか、そういう意味合いが込められているようです。つまりは先人たちはこう言っているのです。一度に多くを得たくても、せいぜい２つまでにしておきなさい、と。頑張ると欲張るは一字違いですが、実情は大きく異なるかもしれませんね。

(3)忘れちゃいけない定物定位置

我々ウェブ界隈の人間にとって、作業する上で重要な仕事道具とは何でしょうか。もちろんPC、愛機でしょうが、もっと深く突っ込んでみるとどうでしょうか。私は「リスト」だと考えています。頻繁に使うサイトやらプラットフォームのURLですね。そういった物は誰しも持っているでしょうが、では今度は、そのファイルは丁度良い場所にありますかと尋ねましょう。

作業着手の最速は、イメージした瞬間には開いている事ですが、さすがに物理的に不可能です。なので、それに次ぐ速度としてファイル内のデータをコピペして開く、更に順位を下げてファイルをクリックする。もっと下位は、そのファイルを探し当てる云々とハードルを下げていったとして、果たしてどこまでいけば貴方の環境と等しくなるでしょうか。日によって置き場所がころころ変わったり、格納フォルダが曖昧だったりするのは厳禁。必須ファイルは理想とする最速に近づけられるよう、取り出しやすい位置に必ず置くよう心がけましょう。

締めくくりに

作業の効率化、タスクのスリム化はあらゆる企業が腐心しており、そして手を焼く課題でしょう。そして連想されるのは大掛かりな組織変更や異動、抜本的なフロー変更と、泣く泣く削られる作業時間。そういった物事でしょうか。もちろんその動きには大いなる意義があり、上手く運べば別次元の成果を手にする事もありうるでしょう。しかしながらデメリットも凄まじく、人員変更による混乱や増大する作業ミス、連絡不備だの何だのといったトラブルは往々にして付いて回ります。

そういった現実も鑑みまして、私は敢えて言わずもがなの原則を長々と述べました。作業者も人の子なので十人十色の百人百様、仕事に対する哲学も大いに異なるでしょう。つまりは仕事術が画一的でないという事であり、上記(1)〜(3)ですら改善の余地が有り得るはずなのです。改革と呼ぶにはささやか過ぎるお話でしたが、弊社スタッフ一同は常に自身の働きぶりに厳しい目を向け、慢心する事なく進化を続けております。決してたゆまず驕らず、急ぐべきは急ぎ、押さえる物は押さえる。個々の力を集約し、クライアントやエンドユーザーの皆様方に最大限の喜びをお届けできるよう、これからも更なる高みを目指して歩んで参ります。

さて、本日はこの辺りで締めさせていただきます。文面の長さに比べどれくらいの学びがあったかは不安を覚える所ですが、最後に感謝の言葉をひとつ。ここまでお読みいただきありがとうございました。
貴方の業務改善に寄与できたものと信じて。

こぼおじ